Des visioconférences interactives et dynamiques, c’est possible !

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Avec la crise du CoVid- 19, le télétravail est devenu monnaie courante dans de nombreuses entreprises et organisations. À cela s’ajoute la visioconférence, un outil devenu également incontournable. Mais comment maintenir l’esprit de groupe qui nous tient tant à cœur dans ces moments si particuliers ?


Vous le savez peut-être déjà, mais l’esprit d’équipe et la cohésion physique stimulent la productivité, l’intelligence collective, l’engagement ou encore la motivation.


Alors comment rendre chaque visioconférence la plus efficiente et dynamique possible ?


Aujourd’hui on vous dit tout et on vous donne un maximum de conseils pour organiser vos prochains événements en digital.




Ne pas négligez son introduction !


Au début, il peut être intéressant de laisser un petit temps aux collaborateurs pour discuter entre eux, se donner des nouvelles et instaurer une sympathie afin de faciliter les interactions et les échanges, ce qui rendra la réunion d’autant plus fluide par la suite.


Souvent les collaborateurs, étant à distance n’osent pas communiquer en début de visio, et un écart s’installe entre eux. L’idée est de redonner la place aux échanges, de conserver le temps du café d’accueil en introduction d’un séminaire pour la communication.


Si vos collaborateurs ne se connaissent pas ou peu, vous pouvez faciliter cette première phase par une animation brise-glace en visio. Nous avons pleins d’idées ice breaking pour permettre de détendre l’atmosphère et faciliter ces premiers échanges.



Maintenir l’attention des participants


Ce n’est plus un secret, le plus compliqué dans le distanciel est de maintenir l’attention des collaborateurs. Et pour cela, plusieurs techniques sont mises en place pour rendre la réunion plus ludique et donc plus efficace.


Vous pouvez, par exemple, organiser des votes en live, des quiz, des nuages de mots. Ce sont de très bons moyens pour maintenir l’attention lors des réunions car elles donnent un côté divertissant et permette de maintenir l’attention grâce à la dimension participative.


On peut également instaurer un espace de travail collaboratif avec des fichiers partagés où tous pourront commenter ou modifier en direct, chacun pouvant donc interagir.


Nous pouvons même aller plus loin en organisant des ateliers d’intelligence collective. L’occasion de solliciter tous les participants pour les faire travailler sur une thématique donnée. Il est également possible de synthétiser le travail collaboratif rendu grâce à un facilitateur graphique. Celui-ci peut voguer de groupe en groupe pendant l’atelier pour synthétiser les idées qui sont émises et travailler sur une fresque qu’il pourra diffuser à la fin de l’atelier et qui pourra même être transmis à tous en format numérique.


Organiser des répétitions


En plus de tous ces outils, être concis lors des réunions permettra de gagner en engagement et en concentration.

En effet, pour rendre la réunion dynamique, il faut la préparer à l’avance et réfléchir à des accroches et des présentations originales.


S’il est déjà important pour une intervention en présentiel lors d’un séminaire ou d’une convention d’organiser une répétition et de s’entrainer, l’exercice de prise d’oral en digital est encore différent.

Nos intervenants et animateurs sont formés spécialement pour cette prestation et nous organisons avant le jour J une répétition et un filage technique.


Cela est primordial pour que l’intervention soit bien rodée, et que l’oral soit fluide.




Adaptez le format et la durée


Des études ont estimées la durée optimale d’une télé-réunion entre 45 min et 2h maximum.

Par ailleurs, il est également prouvé qu’un participant ne peut pas être attentif plus de 15 minutes.

Il est donc indispensable d’adapter ses interventions à l’oral au format digital pour rendre la visio dynamique.


Une convention qui a lieu d’ordinaire en présentiel sur une journée avec 6 ou 7 heures de plénière devra être adaptée au format digital en se tenant par exemple sur 2 jours avec des sessions de 2h maximum par demi-journée et des séquences de 15 minutes à chaque fois. Ces séquences peuvent être l’occasion de faire intervenir plus de monde sur votre scène digitale.


Si un seul orateur est programmé, il faudra alors prévoir des contenus dynamiques comme des vidéos et prévoir plus de pause que d’ordinaire pour permettre le séquençage de la visio.


Proposer un replay


Il est possible que certains participants ne puissent pas être présents lors de la visioconférence pour une raison ou pour une autre. Nous vous conseillons donc, si vous avez la possibilité d’enregistrer l’intégralité de la réunion. De ce fait, cela facilitera la tâche des collaborateurs absents pour qu’ils puissent tout revoir à tête reposée.





Travailler la cohésion d’équipe… en visio !


Les visios ne servent pas seulement à organiser des réunions, vous pouvez également organiser de super team building interactifs (découvrez à ce sujet notre article Pourquoi organiser un team building dans votre entreprise) pour permettre aux collaborateurs de s’évader de leur sphère de travail le temps d’un instant, les re-motiver dans ce contexte si particulier et ainsi maintenir leur productivité. Il faut penser que tout cela est un cercle vertueux.


Vous l’avez compris, notre équipe est bien formée aux événements digitaux et nous sommes capables de vous accompagner sur tous vos projets événementiels quelque-soit le format choisi (événementiel en présentiel, digital ou hybride).


N’hésitez plus à nous contacter pour que l’on puisse discuter ensemble du format le mieux adapté à votre projet.