Les organisations de soirées de fin d’années sont déjà bien engagées. Chez Mana, nous avons beaucoup d’événements prévus pour cette fin d’année dont des événements en simultané à Montpellier et dans notre belle capitale parisienne. On travaille sur le clonage des équipes, on vous tiendra au courant sur les réseaux sociaux de ce que ça a donné ;)
De votre côté, que vous ayez choisi de vous épauler ou non d’une agence événementielle pour l’organisation de votre événement de fin d’année, nous avons décidé de vous vous donner un petit coup de pouce en vous offrant nos 3 tips pour que votre événement soit réussi et percutant.
1/ Organiser un événement participatif & inclusif
Votre événement ne doit pas être organisé pour faire plaisir à l’organisateur, celui-ci doit correspondre aux goûts de vos collaborateurs. Et pour cela, vous êtes les mieux placés car vous connaissez vos salariés mieux que personne. Vous les voyez au quotidien, vous avez déjà vécu des événements et vous êtes donc au courant de ce qu’ils aiment, ce qu’ils n’aiment pas, s’ils sont plutôt adeptes d’animations « spectacles » ou d’animations ludiques et participatives, etc…
Si vous n’êtes pas surs de vous, n’hésitez pas à les interroger. Vous pouvez organiser un sondage au sein de votre société. Vous pourrez alors en apprendre plus sur les attentes de votre public concernant cet événement de fin d’année, ou au contraire ce qu’ils ne souhaitent pas. Cela peut également être une super idée si vous êtes arrivés récemment dans l’entreprise pour vous permettre de connaître un peu mieux les salariés, mieux répondre à leurs envies et surtout en savoir plus sur ce qui a déjà été réalisés lors d’événements passés.
Nous faisons le pari qu’en demandant leur avis, vous augmentez alors leur engagement, leur enthousiasme et donc forcément le taux de présence à votre événement. Nous sous estimons souvent l’importance de l’empowrement salariés (voici d'ailleurs un super article sur le sujet). Vous placez alors vos collaborateurs en acteurs de leur événement de fin d’année.
Cela peut être décliné sur tous vos autres formats événementiels et même pour faire émerger de nouvelles idées pour votre communication interne grâce à une boite à idée (matérielle ou immatérielle grâce à un intranet ou un groupe facebook privé).
2/ Penser votre thème et le décliner grâce à une scénographie complète
L’avantage d’avoir un thème à votre événement est qu’il rapproche les collaborateurs avant même que l’alcool entre en jeu.
Nous avons organisé des événements avec des thèmes très variés, et à chaque fois nous avons pu l’observer : un thème de soirée fédère !
Le thème peut être lié à une époque (années 30 Gatsby, années 90, etc…), à une zone géographique (soirée jungle, soirée tour du monde, soirée créole, etc…), à une couleur (soirée blanche, soirée fluo, etc…), etc …
Dans tous les cas, il est important de décliner entièrement le thème pour que chaque détail, chaque élément de votre événement le transpire. Cela permettra aux collaborateurs de cerner le thème dès le premier coup d’œil et de créer un événement impactant et mémorable.
Par expérience, nous pouvons vous affirmer que l’on entend encore parler des soirées à thème les plus réussies dans les couloirs de chez nos clients près de 10 ans après leur organisation !!
Alors on liste tout ce que l’on peut prévoir en lien avec son événement et qui pourrait être décliné selon son fil rouge : décoration bien sûr, choix du lieu, animation musicale, buffet traiteur, tenue staff, dress code invité, accessoires, etc…
Si votre événement est déjà bien engagé et que vous n’avez pas pu tout décliné, il est encore temps de rajouter quelques petits accessoires ou des supports de communication comme un panneau Bienvenue ou des menus dont le graphisme serait clin d’œil à votre thème.
3/ Créer du lien entre vos collaborateurs
Vous organisez cet événement de fin d’année dans un but précis, celui de créer du lien, de renforcer la cohésion d’équipe et que les collaborateurs se sentent soudés entre eux. Nous avons cet objectif en tête au moment de penser l’événement mais il arrive parfois que nous l’oublions au fil de l’organisation.
Alors essayons, et ce même si vous êtes à J-7 de votre événement, il est encore temps de prendre un peu de recul. C’est l’occasion de vous refaire le fil de votre journée ou de votre soirée (selon le format d’événement que vous avez choisi). Posez-vous alors les bonnes questions : est-ce que je laisse assez de place pour les échanges libres entre les participants ? Un planning trop chargé et une surabondance des animations proposées peut parfois gêner et empêcher les échanges.
A l’inverse, est ce que j’ai prévu des animations ou des temps forts pour créer des prétextes aux échanges ? Surtout dans un contexte de collaborateurs arrivés récemment dans l’entreprise, les animations sont nécessaires pour provoquer des conversations et créer du lien.
Dans le cas de figure d’un turn over important ou si vous avez beaucoup de nouveaux collaborateurs en cette fin d’année, il peut être judicieux d’organiser une animation brise-glace.
Aussi appelée Ice Breaking, cette animation permet alors aux collaborateurs de mieux se connaître et de mettre rapidement à l’aise les participants afin de garantir un moment plus festif.
On espère que vous avez apprécié ces petits conseils et surtout qu’ils vous seront utiles. Et si vous avez besoin d’aide pour l’organisation de vos événements futurs, nous nous ferons un plaisir de vous accompagner.
Nous proposons également des rendez-vous diagnostic gratuits pour faire le point ensemble sur le volet événementiel de votre stratégie de communication externe et interne.
Pour prendre rendez-vous, envoyez-nous un petit email avec vos coordonnées pour que nous puissions convenir d’un créneau
A très bientôt sur nos réseaux